Công tác kế toán trong thời kỳ số: Cơ hội, thách thức và định hướng phát triển

Phạm Văn Tân

Trường Đại học Hồng Bàng

Email: tanpv@hiu.vn

Tóm tắt

Bài viết phân tích sự chuyển đổi của công tác kế toán trong thời kỳ số, với cơ hội và thách thức từ công nghệ mới. Công tác kế toán số giúp tối ưu hóa quy trình, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian, nhưng cũng đối mặt với vấn đề về nhân lực, bảo mật và chi phí đầu tư. Để phát triển, cần sự hợp tác giữa cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và cơ sở đào tạo, nhằm hoàn thiện khung pháp lý và nâng cao năng lực nhân sự trong ngành kế toán

Từ khóa: Kế toán, kỷ nguyên số, tối ưu quy trình, nâng cao năng lực, nhân sự ngành kế toán

Summary

This article examines the transformation of accounting practices in the digital era, highlighting both the opportunities and challenges presented by emerging technologies. Digital accounting streamlines processes, enhances accuracy, and saves time; however, it also faces significant issues related to human resources, cybersecurity, and investment costs. To foster development, collaboration among government agencies, businesses, and educational institutions is essential for improving the legal framework and strengthening the capacity of accounting professionals.

Keywords: Accounting, digital era, process optimization, capacity building, accounting human resources

GIỚI THIỆU

Trong những năm gần đây, thế giới đang chứng kiến một sự chuyển mình mạnh mẽ từ nền kinh tế truyền thống sang nền kinh tế số – nơi công nghệ đóng vai trò trung tâm trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản trị. Sự phát triển vượt bậc của các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), chuỗi khối (Blockchain) và điện toán đám mây (Cloud Computing) đang tạo ra những thay đổi sâu rộng trong cách thức con người làm việc, giao tiếp và ra quyết định.

Cách mạng công nghiệp lần thứ tư – thường được gọi là cuộc Cách mạng 4.0, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp mà còn lan rộng và tác động đến hầu hết các ngành nghề, từ tài chính – ngân hàng, giáo dục, y tế đến hành chính công và đặc biệt là lĩnh vực kế toán – kiểm toán. Thay vì những quy trình kế toán thủ công, rời rạc và phụ thuộc vào con người, công nghệ số đang giúp tái cấu trúc lại toàn bộ công tác kế toán theo hướng tự động hóa, minh bạch và thời gian thực.

Trong bối cảnh đó, các tổ chức, doanh nghiệp buộc phải thích nghi với xu thế số hóa, nếu không muốn bị tụt lại phía sau. Kế toán – với vai trò là bộ phận nắm giữ và phản ánh trung thực tình hình tài chính – đang trở thành một trong những lĩnh vực chịu ảnh hưởng rõ nét và sâu sắc nhất của cuộc cách mạng này.

Trong nhận thức truyền thống, kế toán thường được hiểu là hoạt động ghi chép, tổng hợp và báo cáo các số liệu tài chính – một công việc mang tính thủ công, lặp đi lặp lại và gắn liền với giấy tờ, sổ sách. Tuy nhiên, dưới tác động mạnh mẽ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, công tác kế toán đang dần thoát khỏi vai trò “ghi sổ” thuần túy để chuyển mình thành một lĩnh vực mang tính chiến lược, tích hợp sâu công nghệ và dữ liệu.

Tại Việt Nam, quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán đã có những bước tiến rõ nét. Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC yêu cầu triển khai hóa đơn điện tử bắt buộc trên toàn quốc từ năm 2022, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong hiện đại hóa công tác kế toán và quản lý thuế. Đồng thời, các phần mềm kế toán, các hệ thống ERP tích hợp (Oracle, SAP) đã được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn và các tập đoàn đa quốc gia, triển khai nhằm tự động hóa quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý số liệu.

Ngoài ra, cơ quan thuế cũng đã áp dụng hệ thống kê khai, nộp thuế và hoàn thuế điện tử, cho phép doanh nghiệp liên thông dữ liệu kế toán – thuế nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện. Từ đó, vai trò của người làm kế toán không chỉ dừng lại ở ghi nhận và lập báo cáo, mà còn mở rộng sang phân tích tài chính, kiểm soát nội bộ và tư vấn chiến lược – những chức năng có giá trị gia tăng cao trong quản trị doanh nghiệp.

Có thể thấy, chuyển đổi số trong kế toán không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để các tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động và cạnh tranh.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG

Kế toán truyền thống được hiểu là hệ thống ghi chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo các thông tin tài chính của đơn vị kinh tế bằng phương pháp thủ công hoặc bán tự động, chủ yếu dựa trên chứng từ giấy và phần mềm kế toán nội bộ chưa tích hợp. Kế toán đóng vai trò là “người ghi lại quá khứ”, phản ánh các giao dịch kinh tế đã phát sinh và kết chuyển vào sổ sách theo quy định kế toán hiện hành.

Nhiệm vụ cơ bản của kế toán truyền thống

Ghi nhận thông tin tài chính, thông qua: Thu thập, xử lý, ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua bán, thanh toán, sản xuất, đầu tư, vay vốn, nộp thuế…; Đảm bảo mọi giao dịch được phản ánh đúng đắn, khách quan, tuân thủ nguyên tắc kế toán.

Lập sổ sách kế toán, thông qua: Ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết theo hệ thống tài khoản kế toán; Lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn, phiếu thu, chi, bảng lương… theo quy định pháp luật.

Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế, thông qua: Lập các báo cáo theo định kỳ: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC; Lập và kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, và quyết toán thuế năm.

Kiểm tra, đối chiếu số liệu: Đối chiếu số dư tài khoản với sổ phụ ngân hàng, công nợ với khách hàng/nhà cung cấp; Phát hiện sai sót và điều chỉnh số liệu kế toán nếu cần thiết.

Tuân thủ pháp lý và nghĩa vụ báo cáo: Đảm bảo công tác kế toán tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc IFRS (nếu áp dụng); Cung cấp số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính…

Chức năng chính của kế toán truyền thống

KTTT thực hiện 5 chức năng chính, gồm: (i) Phản ánh, ghi chép chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; (ii) Giám sát, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, chi phí và doanh thu; (iii) Cung cấp thông tin, là nguồn dữ liệu đầu vào cho lãnh đạo ra quyết định; (iv) Kiểm tra, phát hiện sai lệch, gian lận trong tài chính, hỗ trợ kiểm soát nội bộ; và (v) Lưu trữ, lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sách phục vụ thanh tra, kiểm tra, quyết toán.

Đặc điểm của kế toán truyền thống

Một số đặc điểm của KTTT gồm: Thao tác chủ yếu thủ công hoặc bằng phần mềm đơn lẻ; Quy trình tuần tự, không có tính tích hợp; Tập trung vào ghi chép quá khứ, chưa hỗ trợ tốt cho việc phân tích và dự báo; và Phụ thuộc nhiều vào con người, vì thế dễ sai sót, tốn thời gian và nhân lực.

Ưu điểm và hạn chế của kế toán truyền thống

Được triển khai thực hiện trong thời gian dài, quy trình KTTT có một số ưu điểm như: Tuân thủ quy định pháp luật; Phản ánh được quá trình tài chính; Cung cấp thông tin tài chính cơ bản; Hệ thống hóa hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, quy trình này cũng bộc lộ một số hạn chế, như:

(i) Tốn nhiều thời gian, nhân lực, dễ xảy ra sai sót do quá trình nhập liệu, xử lý và đối chiếu dữ liệu kế toán phần lớn được thực hiện bằng tay hoặc công cụ rời rạc như Excel;

(ii) Hệ thống phân mảnh, thiếu tích hợp, thiếu tính kết nối của dữ liệu.

(iii) Có độ trễ trong cung cấp thông tin, do số liệu kế toán không được cập nhật theo thời gian thực, khiến cho việc ra quyết định quản trị bị chậm trễ, thiếu linh hoạt, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh biến động.

(iv) Thiếu minh bạch và khả năng kiểm soát thời gian thực, do việc giám sát nội bộ, kiểm toán và phát hiện gian lận thường chỉ diễn ra sau khi sai phạm đã xảy ra, thay vì cảnh báo sớm.

Trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay, quy trình kế toán truyền thống đang dần được thay thế bằng quy trình kế toán số, vốn có đặc tính tự động hơn, chính xác hơn, tích hợp dữ liệu thời gian thực và hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn.

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Kế toán số (Digital Accounting)

Kế toán số là hình thức tổ chức và thực hiện công tác kế toán, dựa trên nền tảng công nghệ số, trong đó, dữ liệu kế toán được tạo lập, xử lý, lưu trữ, phân tích và báo cáo hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Toàn bộ quy trình được tự động hóa, kết nối thời gian thực và có khả năng phân tích nâng cao thông tin tài chính để phục vụ công tác quản trị và ra quyết định chiến lược.

Đặc điểm chính của kế toán số

Kế toán số có 1 số đặc điểm chính, đó là:

- Không còn sử dụng sổ sách thủ công hay chứng từ giấy;

- Dữ liệu kế toán được ghi nhận tự động từ các hệ thống khác (kho, bán hàng, ngân hàng…);

- Tích hợp với phần mềm ERP, hóa đơn điện tử, ngân hàng số, hệ thống thuế điện tử…;

- Có khả năng phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ dự báo, kiểm tra gian lận, tối ưu hiệu quả tài chính.

Những công nghệ trong kế toán số hiện nay

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử và các phần mềm kế toán, như: MISA AMIS, FAST Cloud, hoặc Bravo ERP để ứng dụng kế toán tự động, không giấy tờ. Cơ quan thuế triển khai kết nối dữ liệu kế toán – thuế – hóa đơn thông qua cổng dữ liệu tập trung.

ERP (Enterprise Resource Planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một giải pháp phần mềm tích hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trên cùng một nền tảng: từ kế toán – tài chính, kho vận, bán hàng, nhân sự đến sản xuất. Trong kế toán số, ERP đóng vai trò trung tâm, giúp tự động hóa quy trình kế toán, kết nối dữ liệu thời gian thực, tăng độ chính xác và minh bạch trong ghi nhận tài chính (Bảng 1).

Bảng 1: Vai trò của ERP trong kế toán số

Nguồn: Tổng hợp của tác giả

Theo MISA (2023), có hơn 250.000 doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng phần mềm kế toán và ERP trong hoạt động tài chính. Các doanh nghiệp FDI và tập đoàn lớn thường sử dụng SAP, Oracle do khả năng tích hợp toàn cầu, trong khi doanh nghiệp trong nước ưa chuộng MISA, FAST, Bravo vì tính linh hoạt và hỗ trợ tiếng Việt (Bảng 2).

Bảng 2: Một số hệ thống ERP tiêu biểu áp dụng tại Việt Nam

Nguồn: Tổng hợp của tác giả

Kế toán đám mây (Cloud Accounting): Là mô hình kế toán vận hành trên nền điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập, xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán trực tuyến mọi lúc, mọi nơi thông qua internet. Kế toán đám mây có thể dễ dàng truy cập dữ liệu từ xa (qua trình duyệt, ứng dụng); Không cần cài đặt phần mềm tại chỗ, giảm chi phí hạ tầng IT; Tự động sao lưu, cập nhật phần mềm; Hỗ trợ làm việc đa người, đa thiết bị, thời gian thực. MISA AMIS Kế toán, FAST Cloud, SSE Cloud là các phần mềm phổ biến hiện nay, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

RPA (Robotic Process Automation) – Tự động hóa quy trình kế toán: Là công nghệ sử dụng robot phần mềm (bots) để tự động hóa các quy trình mang tính lặp lại trong kế toán như: Nhập liệu hóa đơn; Đối chiếu công nợ; Tạo bút toán hàng loạt; Gửi báo cáo, email nhắc nợ tự động.

Lợi ích của RPA là: Giảm thời gian, tăng độ chính xác; Giải phóng nhân lực khỏi công việc tẻ nhạt; Dễ tích hợp vào các phần mềm kế toán hiện có.

Blockchain – Công nghệ ghi nhận giao dịch phi tập trung: Là hệ thống cơ sở dữ liệu phân tán, trong đó các giao dịch được ghi nhận theo chuỗi khối, không thể sửa đổi sau khi xác nhận. Hiện nay, một số hãng kiểm toán lớn (PwC, Deloitte) đang thử nghiệm dùng blockchain để lưu trữ và kiểm tra giao dịch tài chính.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Phân tích dữ liệu (Data Analytics). AI giúp máy học (machine learning) từ dữ liệu kế toán để: Phân loại chứng từ tự động; Phát hiện gian lận (fraud detection); Dự báo tài chính, chi phí, dòng tiền tương lai. Trong khi đó, Data Analytics cho phép: Phân tích xu hướng tài chính, lợi nhuận; Tối ưu chi phí, kiểm soát dòng tiền; Hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Hiện nay, nhiều phần mềm kế toán tại Việt Nam (MISA, FAST) đã tích hợp các tính năng AI để: Nhận diện hóa đơn tự động; Gợi ý bút toán hạch toán; Tạo báo cáo phân tích tài chính động (real-time).

Thách thức trong công tác kế toán thời kỳ số

Mặc dù tiềm năng là rất lớn, công tác kế toán trong thời kỳ số cũng đối mặt với không ít khó khăn.

Thứ nhất là thiếu hụt nguồn nhân lực kế toán số. Nhiều kế toán viên còn chưa thành thạo công nghệ, chỉ quen với nghiệp vụ truyền thống. Theo khảo sát của MISA năm 2023, hơn 60% kế toán viên ở doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa từng tiếp cận phần mềm kế toán đám mây hoặc tự động hóa.

Thứ hai là vấn đề an toàn và bảo mật dữ liệu. Khi số hóa dữ liệu kế toán, rủi ro rò rỉ hoặc tấn công mạng là rất lớn nếu không có biện pháp bảo mật phù hợp.

Thứ ba là chi phí đầu tư công nghệ. Doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc đầu tư hệ thống phần mềm kế toán hiện đại, đặc biệt là ERP hoặc các giải pháp tích hợp lớn.

Thứ tư, pháp lý chưa theo kịp công nghệ. Một số quy định pháp luật kế toán, kiểm toán và thuế vẫn chưa đồng bộ với tốc độ phát triển của công nghệ, gây khó khăn khi áp dụng các giải pháp số tiên tiến.

GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY CÔNG TÁC KẾ TOÁN SỐ

Công tác kế toán đang đứng trước một bước ngoặt lớn trong thời kỳ chuyển đổi số. Không còn đơn thuần là hoạt động ghi sổ và báo cáo, kế toán ngày nay đang trở thành trung tâm xử lý dữ liệu tài chính – kế toán thông minh, góp phần thúc đẩy hiệu quả quản trị và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Việc ứng dụng các công nghệ như hệ thống ERP, kế toán đám mây, tự động hóa quy trình (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu và blockchain đang mở ra cơ hội lớn cho ngành kế toán hiện đại hóa toàn diện. Tuy nhiên, để hiện thực hóa tiềm năng này, đòi hỏi sự vào cuộc đồng bộ từ: (i) Doanh nghiệp: thay đổi tư duy, đầu tư công nghệ và quy trình; (ii) Cơ quan quản lý: hoàn thiện pháp lý, tiêu chuẩn hóa dữ liệu, kết nối hệ thống; (iii) Cơ sở đào tạo: cập nhật chương trình và đào tạo nguồn nhân lực kế toán số.

Trong bối cảnh đó, kế toán viên của tương lai không chỉ là người nắm chắc nghiệp vụ kế toán, mà còn cần trở thành một “kế toán số” – có tư duy hệ thống, am hiểu công nghệ, biết khai thác dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp. Để công tác kế toán phát huy vai trò trong thời kỳ số, cần có giải pháp đồng bộ từ nhiều phía:

Đối với Nhà nước: Tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về kế toán điện tử, định danh số, lưu trữ điện tử, chữ ký số…; Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ tiếp cận phần mềm kế toán miễn phí hoặc giá ưu đãi; Tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫn kế toán viên cập nhật kiến thức số.

Đối với doanh nghiệp: Chủ động chuyển đổi số hệ thống kế toán, tích hợp với quản trị nội bộ và dữ liệu thuế; Đào tạo lại đội ngũ kế toán, hướng tới năng lực phân tích dữ liệu, sử dụng phần mềm và tư duy hệ thống; Đầu tư vào bảo mật thông tin tài chính bằng các giải pháp xác thực và lưu trữ an toàn.

Đối với các trường đại học, đơn vị đào tạo: Cập nhật giáo trình theo hướng tích hợp CNTT vào kế toán: ERP, phân tích số liệu, kế toán đám mây…; Hợp tác với doanh nghiệp phần mềm để đào tạo thực hành kế toán số thực tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. ACCA (2022). Accounting in a Digital World: Educating Future Finance Professionals.

2. Bộ Tài chính (2023). Đề án phát triển kế toán – kiểm toán đến 2030.

3. MISA (2023). Báo cáo hiện trạng và khuyến nghị chuyển đổi số kế toán Việt Nam.