Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán và cách thức đo lường

ThS. Đặng Thị Thu Hà

ThS. Lê Thị Uyên

Trường Đại học Hoa Lư

Tóm tắt

Bài viết làm rõ khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống tin kế toán và 3 phương pháp đo lường chủ yếu, bao gồm: đánh giá dựa trên sự hài lòng của người sử dụng; sử dụng các tiêu chí của mô hình DeLone & McLean và đo lường trực tiếp thông qua các kết quả đầu ra cụ thể mà hệ thống tin kế toán mang lại. Trong số đó, phương pháp đo lường dựa trên kết quả đầu ra được nhấn mạnh là ưu việt hơn, cung cấp bằng chứng rõ ràng và đáng tin cậy về giá trị thực tiễn của hệ thống tin kế toán đối với hoạt động doanh nghiệp.

Từ khóa: Hệ thống thông tin kế toán, tính hữu hiệu, đo lường, DeLone & McLean

Summary

The study analyses the concept of the effectiveness of accounting information systems and outlines three primary measurement approaches. These include: user satisfaction-based evaluation, the application of DeLone and McLean’s information system success model, and direct measurement through specific output results generated by the accounting information system. Among these, output-based measurement is emphasized as the superior approach, as it provides clear and reliable evidence of the practical value that the systems bring to business operations.

Keywords: Accounting information systems, effectiveness, measurement, DeLone & McLean model

ĐẶT VẤN ĐỀ

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đóng vai trò then chốt trong mọi doanh nghiệp, bởi đây không chỉ là công cụ thu thập và xử lý dữ liệu tài chính, mà còn là nền tảng cốt lõi cung cấp thông tin đáng tin cậy, giúp hỗ trợ ra quyết định, tăng cường kiểm soát nội bộ và cải thiện hiệu quả hoạt động. Vì vậy, việc làm rõ khái niệm tính hữu hiệu của HTTTKT và phân tích các cách thức đo lường, đặc biệt nhấn mạnh ưu điểm của phương pháp đánh giá dựa trên các kết quả đầu ra cụ thể mà hệ thống mang lại cho doanh nghiệp, là cần thiết.

KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán

HTTTKT là một hệ thống con không thể tách rời của hệ thống thông tin tổng thể trong doanh nghiệp. Mục đích cốt lõi của HTTTKT là thu thập, xử lý, lưu trữ và báo cáo các thông tin liên quan đến các khía cạnh tài chính của các sự kiện kinh doanh (Gelinas và cộng sự, 2018). Nói một cách đơn giản, HTTTKT bao gồm con người, quy trình, dữ liệu, phần cứng, phần mềm và các biện pháp kiểm soát nội bộ, hoạt động cùng nhau để biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định.

HTTTKT đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Một HTTTKT được thiết kế tốt có thể gia tăng giá trị cho doanh nghiệp theo nhiều cách, bao gồm: cải thiện việc ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin kịp thời và chính xác; nâng cao chất lượng và giảm chi phí sản phẩm, dịch vụ; cải thiện hiệu quả hoạt động thông qua việc cung cấp thông tin liên tục về các yếu tố đầu vào; chia sẻ kiến thức chuyên môn giữa các bộ phận; tối ưu hóa hiệu quả chuỗi cung ứng; và đặc biệt là tăng cường cấu trúc kiểm soát nội bộ, giúp bảo vệ hệ thống khỏi gian lận, sai sót và các mối đe dọa (Romney và Steinbart, 2016).

Khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán

Do HTTTKT là một bộ phận không thể thiếu của hệ thống thông tin, tính hữu hiệu của HTTTKT được kế thừa từ khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống thông tin. Nhiều tác giả cho rằng tính hữu hiệu là khả năng đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức (Piccoli, 2012) hoặc khả năng làm hài lòng người sử dụng thông tin (De Guinea và cộng sự, 2005); đáp ứng nhu cầu thông tin của những người ra quyết định (Kharuddin và cộng sự, 2010; Neogy, 2014).

Một số tác giả khác lại định nghĩa tính hữu hiệu của HTTTKT là một phần của sự thành công của HTTTKT, phản ánh qua các khía cạnh như mức độ đạt được của hệ thống về chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin kế toán, chất lượng dịch vụ, việc sử dụng thông tin từ hệ thống, sự hài lòng của người sử dụng, và ảnh hưởng tích cực đến cá nhân/tổ chức (Al-Okaily và cộng sự, 2020). Đặc biệt, Sajady và cộng sự (2008); Vũ Thị Thanh Bình và cộng sự (2024) lại định nghĩa, HTTTKT hữu hiệu là hệ thống giúp tạo ra kết quả đầu ra đáp ứng các yêu cầu đề ra của cá nhân, tổ chức.

CÁC CÁCH THỨC ĐO LƯỜNG TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Việc đo lường tính hữu hiệu của HTTTKT là một vấn đề phức tạp, và không có một chỉ số duy nhất có thể bao quát toàn bộ (DeLone và McLean, 1992). Có 3 nhóm phương pháp chính được sử dụng:

Nhóm 1, đo lường dựa trên sự hài lòng của người sử dụng hệ thống thông tin kế toán: Phương pháp này tập trung vào mức độ hài lòng của người dùng đối với hệ thống, được nhiều tác giả sử dụng như: Yap và cộng sự (1992), Doll và cộng sự (1994). Tuy nhiên, cách tiếp cận này thường bị chỉ trích về độ tin cậy và tính khách quan, bởi lẽ sự hài lòng mang tính chủ quan và có thể không phản ánh đúng hiệu quả thực tế mà hệ thống mang lại cho tổ chức. Các công cụ đo lường mức độ hài lòng mới hơn do Doll và Torkzateh (1988) cũng không vượt qua các bài kiểm tra xác thực một cách thuyết phục.

Nhóm 2, đo lường gián tiếp thông qua sử dụng các tiêu chí trong mô hình thành công của DeLone và McLean (1992): Mô hình DeLone và McLean (1992) xem xét tính hữu hiệu như một phần của sự thành công tổng thể của hệ thống, bao gồm 6 tiêu chí chính: chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, sử dụng thông tin, sự hài lòng của người dùng, tác động đến cá nhân và tác động đến tổ chức. Phiên bản cập nhật năm 2016 đã điều chỉnh các tiêu chí này thành chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, sử dụng thông tin, sự hài lòng của người dùng và tác động ròng, thể hiện mối quan hệ tương tác giữa các yếu tố. Việc sử dụng nhiều tiêu chí để đo lường tính hữu hiệu như vậy thường toàn diện hơn (Grover và cộng sự, 1996). Chính các tiêu chí đó bổ sung lẫn nhau và có thể được kết hợp một cách hữu ích để mang lại đánh giá hữu hiệu của hệ thống bao quát hơn. Tuy nhiên, Grover và cộng sự (1996) cũng lưu ý rằng việc sử dụng nhiều tiêu chí có thể là một hạn chế lớn trong trường hợp các tiêu chí đó có sự xung đột.

Dựa trên phương pháp này, nhiều nghiên cứu khác đã phát triển hoặc ứng dụng các tiêu chí đo lường đa dạng. Chẳng hạn, Al-Okaily và cộng sự (2020) bổ sung thêm chất lượng dịch vụ và chất lượng đào tạo, cùng với lợi ích tổ chức.

Nhóm 3, đo lường trực tiếp dựa trên các kết quả đầu ra mà hệ thống thông tin kế toán giúp tạo ra để đạt được mục tiêu hay các giá trị kinh tế của doanh nghiệp: Trong nghiên cứu này, đây là phương pháp được đề xuất và nhấn mạnh vì những lợi thế vượt trội. Thay vì đánh giá dựa vào cảm nhận và gián tiếp như 2 phương pháp trên, phương pháp này tập trung trực tiếp vào những lợi ích cụ thể và rõ rệt mà HTTTKT mang lại, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược. Các thước đo dựa trên kết quả đầu ra cụ thể như sau:

Nâng cao chất lượng báo cáo tài chính: HTTTKT cung cấp, cải thiện chất lượng thông tin thông qua báo cáo tài chính (Sajady và cộng sự, 2008). Theo Gelinas (2018), HTTTKT là hệ thống dựa trên máy tính, dùng để theo dõi các hoạt động kế toán, kết hợp với việc sử dụng CNTT và các quy trình kế toán truyền thống để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các báo cáo tài chính. Tại Việt Nam, Vũ Thị Thanh Bình và cộng sự (2024) cũng khẳng định, HTTTKT giúp cải thiện chất lượng của hệ thống báo cáo tài chính.

Cải thiện quá trình ra quyết định của các nhà quản lý: Thông tin kế toán là sản phẩm đầu ra của HTTTKT, bao gồm cả tài chính và phi tài chính, giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý chúng một cách bài bản. Gelinas và cộng sự (2018) cho rằng, thông tin kế toán là nguồn quan trọng hỗ trợ ra quyết định. Một số nghiên cứu nhấn mạnh HTTTKT có thể hỗ trợ mọi giai đoạn ra quyết định, giảm sự không chắc chắn và cung cấp phản hồi giá trị. Hall (2011) cũng có nhận định tương tự rằng chất lượng thông tin kế toán là nền tảng giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định, đặc biệt là quyết định chiến lược.

Kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn: Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên chi phối nhằm đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật. KSNB bảo vệ tài sản và thông tin, thực hiện ba chức năng cốt lõi: phòng ngừa, thám tử và khắc phục vấn đề (Romney và Steinbart, 2016). HTTTKT hiện đại đóng vai trò nền tảng, tích hợp và tự động hóa các kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Nhờ HTTTKT, KSNB hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình, bảo vệ tài sản, xử lý thông tin kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao khả năng phát hiện sai sót và hỗ trợ đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Một HTTTKT được thiết kế tốt sẽ có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu tài chính khỏi các mối đe dọa như tấn công mạng và truy cập trái phép. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.

Thực hiện các nghiệp vụ giao dịch tài chính thuận tiện: HTTTKT không chỉ là công cụ ghi chép, mà còn là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa và đảm bảo tính thông suốt của mọi giao dịch tài chính. Khả năng tự động hóa, nâng cao độ chính xác và cung cấp thông tin kịp thời của HTTTKT đã được nhiều nhà nghiên cứu và chuyên gia công nhận là chìa khóa để tạo thuận lợi cho các hoạt động tài chính. Cụ thể:

Nâng cao hiệu quả và tự động hóa quy trình: Romney và Steinbart (2021) đã nhấn mạnh rằng: "Hệ thống thông tin kế toán hiện đại tự động hóa nhiều quy trình tài chính thủ công, bao gồm nhập liệu, xử lý hóa đơn, thanh toán và đối chiếu, từ đó giảm thiểu chi phí hoạt động và tăng tốc độ xử lý giao dịch." Sự tự động hóa này không chỉ giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ lặp đi lặp lại mà còn đẩy nhanh chu kỳ giao dịch, cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với các cơ hội và thách thức tài chính.

Đảm bảo tính chính xác và tin cậy của dữ liệu: Tính chính xác của dữ liệu là yếu tố sống còn đối với các giao dịch tài chính. HTTTKT được thiết kế để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu thông qua các biện pháp kiểm soát chặt chẽ. HTTTKT tích hợp các kiểm soát nội bộ mạnh mẽ để đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác, đầy đủ và kịp thời. Điều này trực tiếp làm tăng độ tin cậy của thông tin tài chính, yếu tố then chốt cho các quyết định giao dịch. Các cơ chế kiểm tra chéo, xác thực dữ liệu và quy trình phê duyệt trong HTTTKT giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và rủi ro gian lận, làm cho thông tin giao dịch tài chính trở nên đáng tin cậy hơn đối với cả người quản lý nội bộ và các bên liên quan bên ngoài.

Cung cấp thông tin kịp thời: Khả năng chuyển đổi dữ liệu giao dịch thô thành thông tin có ý nghĩa là một trong những lợi ích quan trọng nhất của HTTTKT. Hall (2011) đã chỉ ra, “một HTTTKT được thiết kế tốt cung cấp các báo cáo tài chính và quản trị kịp thời, chính xác. Thông tin này là nền tảng cho việc ra quyết định tài chính chiến lược, từ quản lý dòng tiền, định giá đến các quyết định đầu tư và huy động vốn”.

Tăng cường kiểm soát nội bộ và tuân thủ quy định: Các hệ thống thông tin cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi sai sót và gian lận. Với các chức năng như kiểm soát truy cập, phân chia nhiệm vụ, yêu cầu phê duyệt và ghi lại chi tiết giao dịch, O'Brien và Marakas (2013) đã chỉ rõ cách HTTTKT góp phần tăng cường kiểm soát nội bộ và đảm bảo tuân thủ. Nhờ vậy, HTTTKT giúp các giao dịch tài chính trở nên an toàn, minh bạch và đáng tin cậy hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Tích hợp và phối hợp liên phòng/ban: HTTTKT ngày càng được tích hợp chặt chẽ vào các hệ thống thông tin doanh nghiệp lớn hơn, đặc biệt là ERP, giúp tối ưu hóa giao dịch tài chính. O'Brien và Marakas (2013) làm rõ rằng, các hệ thống tích hợp này tạo dòng chảy thông tin đồng bộ, phá vỡ "rào cản thông tin" và thúc đẩy phối hợp liên phòng ban. Sự tích hợp này mang lại lợi ích cụ thể cho giao dịch tài chính như loại bỏ trùng lặp dữ liệu, cải thiện quy trình làm việc và hỗ trợ ra quyết định toàn diện hơn.

KẾT LUẬN

Từ những nhận định trên, theo quan điểm của tác giả, việc đo lường tính hữu hiệu của HTTTKT trực tiếp dựa trên các kết quả đầu ra mà HTTTKT giúp tạo ra để đạt được mục tiêu hay các giá trị kinh tế của doanh nghiệp là phương pháp mang lại cái nhìn trực quan, khách quan và đáng tin cậy nhất. Nó cung cấp bằng chứng cụ thể về những đóng góp thực tế của HTTTKT vào sự thành công chung của doanh nghiệp, thay vì chỉ dừng lại ở các chỉ số gián tiếp hay cảm tính. Do đó, khi nghiên cứu về tính hữu hiệu của HTTTKT, các nhà nghiên cứu nên ưu tiên cân nhắc đo lường HTTTKT dựa trên hiệu quả kinh tế mà nó mang lại, từ đó có được cái nhìn toàn diện và sâu sắc nhất về giá trị thực của hệ thống trong môi trường kinh doanh.

Tài liệu tham khảo:

1. Al-Okaily, A., Al-Okaily, M., Shiyyab, F., Masadah, W. (2020). Accounting information system effectiveness from an organizational perspective. Management Science Letters, 10(16), 3991-4000.

2. De Guinea, A. O., Kelley, H., & Hunter, M. G. (2005). Information systems effectiveness in small businesses: extending a Singaporean model in Canada. Journal of Global Information Management (JGIM), 13(3), 55-79.

3. DeLone, W. H., & McLean, E. R. (1992). Information systems success: The quest for the dependent variable. Information systems research, 3(1), 60-95. https://doi.org/https://doi.org/10.1287/isre.3.1.60.

4. Doll, W. J., Xia, W., & Torkzadeh, G. (1994). A confirmatory factor analysis of the end-user computing satisfaction instrument. MIS quarterly, 453-461. https://doi.org/https://doi.org/10.2307/249524

5. Gelinas, U. J., Dull, R. B., & Wheeler, P. (2018). Accounting information systems. Cengage AU.

6. Grover, V., Jeong, S. R., & Segars, A. H. (1996). Information systems effectiveness: The construct space and patters of application. Information & management, 31(4), 177-191. https://doi.org/https://doi.org/10.1016/S0378-7206(96)01079-8

7. Hall, J. A. (2011). Accounting information systems (7 ed.). South-Western Cengage Learning.

8. Hopwood, A. G. (2013). An empirical study of the role of accounting data in performance evaluation. In Accounting from the outside (RLE accounting) (pp. 2-28). Routledge.

9. Neogy, D. (2014). Evaluation of efficiency of accounting information systems: A study on mobile telecommunication companies in Bangladesh. Global Disclosure of Economics and Business, 3(1).

10. O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2013). Introduction to information systems (16 ed.).

11. Piccoli, G. (2012). Essentials of Information Systems for Managers, John Wiley & Sons. Inc, USA.

12. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2016). Accounting Information Systems (14 ed.). Pearson Education.

13. Sajady, H., Dastgir, M., & Hashem Nejad, H. (2008). Evaluation of the effectiveness of accounting information systems. International Journal of Information Science and Management (IJISM), 6(2), 49-59.

14. Vũ Thị Thanh Bình, Nguyễn Thị Hồng Thúy, & Linh, P. T. (2024). Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội, Hội thảo khoa học quốc gia Kế toán – Kiểm toán Việt Nam thích ứng với xu hướng hội nhập và chuyển đổi số, Trường Đại học Công đoàn.

15. Yap, C., Soh, C., & Raman, K. (1992). Information systems success factors in small business. Omega, 20(5-6), 597-609. https://doi.org/https://doi.org/10.1016/0305-0483(92)90005-R.