​​​​​​​Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ tại Hải Phòng

ThS. Nguyễn Thị Lệ

Trường Đại học Thành Đông

Email: lent@thanhdong.edu.vn

Tóm tắt:

Nghiên cứu tập trung xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ trên địa bàn TP. Hải Phòng. Bằng các phân tích định lượng trên phần mềm SPSS26, kết quả cho thấy, 5 yếu tố gồm: Sự linh hoạt, Quy định của luật pháp, Ngân sách và chi phí, Sự hữu ích, Sự tin tưởng đều có ảnh hưởng trực tiếp đến việc Tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ. Dựa trên kết quả phát hiện, một số hàm ý quả trị được đưa ra nhằm thúc đẩy việc tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm bán hàng.

Từ khoá: Hoá đơn điện tử, phần mềm bán hàng, doanh nghiệp bán lẻ, TP. Hải Phòng

Summary

This study aims to identify the factors influencing the integration of electronic invoices (e-invoices) into sales management software in retail enterprises located in Hai Phong City. Using quantitative analysis performed with SPSS 26, the results reveal that five factors flexibility, legal regulations, budget and costs, perceived usefulness, and trust have a direct impact on the integration of e-invoices into sales management systems. Based on these findings, several managerial implications are proposed to promote the effective integration of e-invoicing into sales software in the retail enterprises.

Keywords: Electronic invoice, sales management software, retail enterprises, Hai Phong City.

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu và là đòn bẩy quan trọng thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế Việt Nam. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán - tài chính, đặc biệt là việc sử dụng hóa đơn điện tử được xem là một trong những nội dung then chốt của quá trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Thực hiện quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bắt buộc phải sử dụng hợp đồng điện tử. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là tại các địa phương có tốc độ phát triển thương mại nhanh như TP. Hải Phòng, việc tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp vào phần mềm bán hàng không chỉ giúp rút ngắn thời gian xuất hóa đơn, giảm sai sót, nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn về chi phí, hạ tầng công nghệ, năng lực nhân sự và chưa sẵn sàng tiếp cận công nghệ mới. Xuất phát từ thực tế đó, nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến việc tích hợp hóa đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ trên địa bàn TP. Hải Phòng sẽ góp phần giúp các doanh nghiệp bán lẻ, nhà cung cấp giải pháp phần mềm và cơ quan quản lý nhà nước có căn cứ để hoạch định chiến lược triển khai hiệu quả hóa đơn điện tử trong thời gian tới.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Theo Đào Thu Hà và Trần Thị Thu Huyền (2024) hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện về sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử; thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử; thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Phần mềm bán hàng là công cụ ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ các hoạt động bán lẻ như: quản lý hàng hóa, đơn hàng, tồn kho, giá bán, thanh toán, chăm sóc khách hàng, thống kê doanh thu,… Việc sử dụng phần mềm bán hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tốc độ xử lý giao dịch và nâng cao hiệu quả quản lý. Theo Linthicum (1999), tích hợp hệ thống là quá trình liên kết các thành phần phần mềm khác nhau trong một tổ chức nhằm hoạt động như một hệ thống duy nhất, thống nhất dữ liệu và tối ưu quy trình. Tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm bán hàng là việc đồng bộ chức năng xuất hóa đơn, truyền dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của Cục Thuế (Bộ Tài chính), từ chính giao diện phần mềm bán hàng mà không cần thao tác thủ công hay chuyển đổi nền tảng.

Qua việc tổng quan một số nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài, tác giả đề xuất 5 giả thuyết để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ trên địa bàn TP. Hải Phòng là:

H1: Quy định của luật pháp có ảnh hưởng tích cực đến việc Tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ.

H2: Sự linh hoạt có ảnh hưởng tích cực đến việc Tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ.

H3: Sự hữu ích có ảnh hưởng tích cực đến việc Tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ.

H4: Ngân sách và chi phí có ảnh hưởng tích cực đến việc Tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ.

H5: Sự tin tưởng có ảnh hưởng tích cực đến việc Tích hợp hoá đơn điện tử trong phần mềm bán hàng tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ.

Hình: Mô hình nghiên cứu đề xuất

Nguồn: Đề xuất của tác giả

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phần mềm SPSS26 để thực hiện phân tích các dữ liệu thu thập. Thang đo chính thức được kế thừa từ các nghiên cứu trong và ngoài nước với cỡ mẫu được tính theo tỷ lệ tối thiểu khi phân tích yếu tố khám phá (EFA) của Hair và cộng sự (2010). Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất thuận tiện để có thể tiếp cận dễ dàng với các nhà quản lý của doanh nghiệp bán lẻ trên địa bàn TP. Hải Phòng. Nghiên cứu sử dụng thang đo Likert 5 mức độ (1 - Rất không đồng ý và 5 - Rất đồng ý). Kết thúc quá trình khảo sát, số phiếu thu về là 158 phiếu phù hợp với yêu cầu.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Bảng 1: Kết quả phân tích độ tin cậy và nhân tố khám phá thang đo nghiên cứu

Nguồn: Kết quả xử lý số liệu

Kết quả phân tích cho thấy các yếu tố độc lập và phụ thuộc có hệ số Cronbach’s Alpha > 0,7; hệ số tương quan biến tổng các biến quan sát đều > 0,3 do đó thang đo đạt độ tin cậy tốt. Hệ số tải nhân tố của các yếu tố độc lập và phụ thuộc > 0,7 nên không có biến quan sát nào bị loại bỏ khỏi thang đo và các yếu tố được sắp xếp đúng như dự tính đã chứng tỏ thang đo đạt giá trị phân biệt, hội tụ và đảm bảo chất lượng. Đối với yếu tố độc lập tại hệ số Eigenvalue > 1 có 5 yếu tố được trích với tổng phương sai trích đạt 75,831% và yếu tố phụ thuộc duy nhất có hệ số Eigenvalue > 2 với tổng phương sai trích đạt 76,958%. Trong đó, các yếu tố độc lập và yếu tố phụ thuộc có hệ số KMO > 0,7 và hệ số Sig. của kiểm định Barlett’s

Bên cạnh đó, có một mối tương quan mạnh giữa các yếu tố độc và yếu tố phụ thuộc thông qua hệ số tương quan đều > 0,4 và hệ số Sig. đều

Bảng 2: Kết quả phân tích hồi quy

Nguồn: Kết quả xử lý số liệu

Kết quả phân tích hồi quy tuyến tính đa biến cho thấy hệ số R2 hiệu chỉnh là 0,769 chứng tỏ mức độ phù hợp của mô hình tương đối cao, các yếu tố độc lập ảnh hưởng đến yếu tố phụ thuộc đạt 76,9% còn lại là do sai số trong quá trình phân tích hoặc từ các yếu tố khác chưa nằm trong mô hình nghiên cứu. Hệ số Sig. của kiểm định F và kiểm định t thoả mãn điều kiện

TH = 0,328*LH + 0,305*QD + 0,287*NS + 0,251*HI + 0,236*TT + e

Như vậy, kết quả thu được tương đồng với các nghiên cứu trong và ngoài nước trước đây. Tuy nhiên có sự khác biệt về mức độ tác động do đối tượng và hoàn cảnh nghiên cứu khác nhau. Qua phương trình, 5 yếu tố có ảnh hưởng tích cực đến yếu tố phụ thuộc theo thứ tự giảm dần là: Sự linh hoạt, Quy định của luật pháp, Ngân sách và chi phí, Sự hữu ích, Sự tin tưởng.

HÀM Ý QUẢN TRỊ

Dựa trên kết quả nghiên cứu, để thúc đẩy việc tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm bán hàng, các doanh nghiệp bán lẻ tại TP. Hải Phòng cần chú trọng lựa chọn và sử dụng các phần mềm bán hàng có tính linh hoạt cao, dễ dàng tích hợp với nền tảng hóa đơn điện tử, giúp đồng bộ dữ liệu và giảm thao tác thủ công. Nâng cao nhận thức và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, thường xuyên cập nhật văn bản hướng dẫn từ cơ quan thuế. Chủ động bố trí ngân sách phù hợp để đầu tư hạ tầng công nghệ, đồng thời cân nhắc lựa chọn giải pháp tích hợp tối ưu về chi phí. Bên cạnh đó, việc hiểu rõ tính hữu ích của tích hợp hóa đơn điện tử đối với quản trị, kế toán và chăm sóc khách hàng cũng là yếu tố then chốt để thúc đẩy ứng dụng. Doanh nghiệp cần xây dựng niềm tin vào hệ thống phần mềm, đảm bảo tính bảo mật và ổn định nhằm gia tăng mức độ sẵn sàng triển khai trong thực tiễn.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2011). Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Bộ Tài chính (2021). Thông tư số 78/2021/TT‑BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP.

3. Chính phủ (2020). Nghị định số 123/2020/NĐ‑CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.

4. Đào Thu Hà & Trần Thị Thu Huyền (2024). Các yếu tố ảnh hưởng tới việc tích hợp phần mềm bán hàng và phần mềm xuất hóa đơn đối với doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ trên địa bàn TP. Hà Nội. Hội thảo khoa học quốc gia về Kế toán & Kiểm toán năm 2024 (VCAA 2024), 344-361.

5. Linthicum, D. S. (1999). Enterprise application integration. Addison-Wesley.